37 ideas para reducir el impacto de la crisis pandémica en los medios de comunicación

Crisis, reinvención, oportunidad. Son algunas de las palabras que frecuentemente se mencionan en las videollamadas por estos días de pandemia por el COVID-19. Pero por larga que sea esta cuarentena, pasará. Por eso es necesario pensar en cómo reducir el impacto que la recesión global tendrá en el negocio de los medios de comunicación. 

Esa idea motivó a Harlan Mandel, CEO del Fondo Para la Inversión en el Desarrollo de los Medios (MDIF, por sus siglas en inglés) a escribir una carta con 37 ideas para que los medios minimicen el golpe que la crisis causada por el coronavirus pueda tener en su negocio. 

“En momentos como estos, es entendible que gerentes de medios, editores y dueños se sientan impotentes ante la destrucción de los pilares económicos sobre los cuales sus medios se han erigido”, afirma Mandel, añadiendo que “si bien no podemos obligar a los anunciantes a pautar cuando no quieren hacerlo, o reemplazar cada evento planeado con un webinar, hay pasos que los ejecutivos de medios pueden dar para limitar las pérdidas que enfrentan”.

El MDIF es un fondo de inversión sin fines de lucro para medios independientes en países donde el acceso a medios gratuitos e independientes está amenazado. Brinda financiamiento para aquellas compañías dedicadas a ofrecer la información y el debate que las personas necesitan para construir sociedades libres y prósperas. 

Nos encontramos con sus 37 ideas al realizar la investigación para nuestro tuitdebate dedicado a explorar los nuevos modelos de negocio que pueden surgir a partir de la actual crisis. Compartimos a continuación una traducción al español revisada de estas ideas, divididas en cuatro categorías: recortar gastos, ser transparentes, recordar la importancia del contenido y proteger al equipo de trabajo.

Recorte gastos; reserve efectivo

• Construya y maneje una reserva de efectivo de modo que le permita navegar la crisis que seguramente va a descolocar su plan de negocios y las proyecciones financieras.

• Programe y realice reuniones con su equipo administrativo para coordinar el manejo riguroso del flujo de caja.

• Provea una clara disciplina estratégica donde todo el personal sepa lo que se espera de ellos y cómo se les apoya para realizar sus labores.

• Haga nuevas proyecciones de negocio basadas en varios escenarios negativos. Reduzca las proyecciones de ingresos (en intervalos de 10% hasta el 50% de reducción) y extienda el impacto sobre el negocio (en intervalos de 3 en 3 meses hasta llegar a 18). El escenario más pesimista sería una reducción de ingresos del 50% durante un periodo de 18 meses; y aún así hay que tener en cuenta que este puede no ser el peor de los casos.

• Busque acelerar los ingresos a través de paquetes, incentivos, descuentos y/o prepagos.

• Maneje las cuentas por cobrar, cobrar lo más posible de la cartera pendiente mediante políticas de cobro estrictas y/o incentivos y descuentos.

• Ejecute estrategias de reducción de costos que permitan al negocio mantener productividad y suplir la demanda del producto proveniente de la audiencia y clientes. Reduzca los costos operativos con el fin de conservar fondos es crítico para la supervivencia de la organización.

• La introducción del trabajo remoto puede proveer estrategias de ahorro de gastos en tanto espacios de oficina ahora y en el futuro.

• En la medida posible, negocie los costos de los insumos (materiales, mano de obra, elementos de producción, etc) y pre-compre materiales en descuento cuando sea posible.

• Posponga todas las contrataciones y cuando sea posible, reduzca la planta de empleados (esto puede ser una oportunidad para que parte del personal trabaje a medio tiempo con el fin de atender a los niños en casa). Es importante considerar recortes salariales generalizados como una alternativa al recorte de personal en este momento difícil para la sociedad.

• Diseñe e implemente un flujo interno de trabajo de crisis para el equipo y cobertura para la audiencia. Mida y busque oportunidades que permitirán a la compañía suplir las necesidades de la audiencia.

• Mantenga los registros financieros y contables al día y con información confiable de forma que se pueda tener una visión completa y acertada del estado de las finanzas en cualquier momento, especialmente si se han de tomar decisiones difíciles rápidamente.

Sea transparente

• Sea tan transparente y diáfano todo lo posible con su equipo y con la audiencia (lectores, radioescuchas o televidentes).

• Considere pedir apoyo a sus lectores y solicitar donaciones voluntarias, teniendo presente que existen otras causas meritorias. Esto puede proveer una oportunidad de corto plazo, pero es vital hacerlo en el momento preciso.

• Los equipos que gestionan la relación con los lectores deben conectarse mejor con ellos, para ilustrar el valor del contenido y la información producida. Sin embargo, tenga en cuenta que los incrementos actuales en interacciones o visitas, probablemente cesarán a medida que los consumidores se aprieten más el cinturón.

• Brinde explicaciones a sus socios o suscriptores sobre los recortes de gastos que está haciendo ahora para capotear la tormenta, y así ayudarles a entender por qué es necesario mantener su apoyo.

• Explique por qué ha decidido dar libre acceso al contenido, y no ponerlo detrás de un muro de pago, si ese llega a ser su proceder.

• Recuerde que “una crisis exacerbará los problemas ya existentes en la organización”, como dice Giovanni Zagni, Director de Pagella Politica, en Italia.

El contenido sigue siendo el rey

• Tenga claro su propósito.

• Este es el momento de enfocarse y cultivar el crecimiento de la audiencia, pues existe una gran necesidad de información confiable. Entregar noticias y proveer servicios a las comunidades es arduo; se requiere una gran cantidad de disciplina y concentración para hacerlo día tras día, pero es crítico en este momento.

• Priorice el contexto por encima de la primicia.

• Considere instituir reglas editoriales más estrictas y sea aún más cuidadoso al escoger los términos para no contribuir al miedo y el pánico.

• Adelántese a lo que puedan querer y necesitar las audiencias sobre la pandemia, a medida que la vida se adapte a nuevas cuarentenas masivas.

• Sea creativo: experimente con explicativos (explainers), datos, visualizaciones e infografías, actualizaciones en vivo en Instagram, o mecanismos de participación de la audiencia como encuestas y sesiones de preguntas y respuestas en vivo para Facebook.

• Prepárese para un incremento dramático de usuarios en línea, evaluando si los sistemas y ancho de banda son los adecuados. Fortalezca su departamento de tecnología y el flujo de trabajo.

• Con tantos medios reportando incrementos del 50% en el tráfico a sus sitios, este es el momento para tener en cuenta la retención, la captura y procesamiento de datos y el estudio de las áreas de su contenido que pueden generar el CPM (Costo Por Mil Impresiones) más alto, si su medio es parte de un modelo de publicidad programática.

• La eficiencia interna y la entrega de contenidos y el cuidado crítico del SEO y herramientas de interacción, pueden ayudar a minimizar las pérdidas. 

• Considere evaluar acuerdos o colaboraciones que provean fortalezas y seguridad para los activos clave, este es el momento perfecto para convertirse en un verdadero socio para algunos de sus mejores clientes.

• Si existe disponibilidad, trate de buscar anunciantes entre las instituciones del gobierno, oenegés y áreas de responsabilidad social corporativa que se preocupen por combatir la difusión de información falsa, esto puede ayudar a cerrar la brecha creada por la caída de la publicidad tradicional.

• Trate de crear alianzas con otros medios para mejorar la cobertura.

• Las newsletters son una parte importante de la comunicación y la interacción con los lectores. Considere una newsletter “temporal” que balancee contenido sobre el COVID, teniendo en cuenta también la necesidad de noticias más positivas.

Su equipo no es inmune

• Considere y haga planes sobre cómo la pandemia va a afectar o impactar a su equipo.

• Pídale inmediatamente a todas las personas en riesgo (mayores de 50 años, inmunosuprimidos, con enfermedades pre-existentes, etc) que trabajen desde sus casas. Los miembros del equipo de gestión y los periodistas con mayor experiencia pueden ser los más expuestos al riesgo.

• Asuma que va a perder parte del equipo ante la cuarentena o enfermedad, así que se deben construir redundancias entre el equipo existente. Entrene a los periodistas y otros miembros para asumir roles técnicos esenciales de la mejor forma posible.

• Considere rotación del personal entre presencial y de teletrabajo. Si una persona en la oficina es diagnosticada, todos los presentes van a necesitar entrar en cuarentena; así tendrá un equipo en casa listo para venir y retomar el trabajo una vez el lugar haya sido desinfectado.

• Tener constantes comunicaciones internas es esencial. Las reuniones con el personal son vitales para el flujo de trabajo, pero también lo son las conversaciones “libres de virus” para cerciorarse de su bienestar.

• Pásele revista a su equipo a menudo y ayúdeles a encontrar tiempo para desconectarse. Esto es una maratón, no una carrera de velocidad. Esto también aplica para gerentes y dueños por igual; los líderes también necesitan descansar para tener un mejor desempeño.

• De ser posible, facilite asesoría en temas de salud para el personal, incluyendo terapistas o expertos en salud mental.

“Si tuviéramos que seleccionar una sola acción de esta lista, dada nuestra experiencia apoyando a medios durante la última crisis financiera”, concluye Mandel, “el aspecto más crítico en este momento es enfocarse en la recolección de fondos para construir un colchón lo más grande posible y empezar a trabajar en planes para la contracción, a medida que la publicidad cae y otros ingresos, como eventos, llegan a una parálisis completa”.