“Lo importante no es hacer más cosas, lo importante es hacer mejor las cosas”

‘¿Esto pudo ser un correo?’ ha sido el sugerente título de la quinta y última de las citas magistrales del ciclo ‘Liderazgo innovador para medios nativos digitales’ a cargo de la periodista Martina Rúa, especializada en innovación, productividad y tecnología y columnista del diario La Nación de Argentina, quien ha compartido claves y desafíos para planear reuniones de equipo efectivas y para mejorar nuestro tiempo y bienestar digital.

Rúa ha centrado su taller en la productividad equilibrada y el bienestar digital para medios y periodistas, y en cómo usar el tiempo y desarrollar una metodología de trabajo para ello, aplicado al periodismo pero también para nuestra vida diaria. Y todo ello para evitar lo que ha llamado ‘reunionitis’, o tendencia indiscriminada a la convocatoria de reuniones, y para mejorar nuestra estrategia de herramientas de comunicación digital y atrevernos a repensar nuestras prioridades. 

Y es que, como afirma la panelista a modo introductorio, hay distintas afirmaciones en las que la mayoría de profesionales hoy en día estaría de acuerdo:

• El lugar que tiene el trabajo en la vida de las personas está cambiando.

• Creemos que las redes sociales nos premian por estar 24.7 en línea y por nuestras interacciones permanentes.

• Experimentamos cada vez más una sobrecarga de herramientas digitales y aplicaciones personales.

• La cultura del always on está perjudicando la productividad y la calidad del trabajo.

• Los periodistas estamos continuamente expuestos a ataques a través de las redes y y al tecnoestrés que esto general.

• Vivimos, sin duda, tiempos sin precedentes en el periodismo con un estrés emocional al cubrir pandemias, guerras y temas globales complejos en contextos inciertos. 

 

Cómo desarrollar un modo de trabajo desde la productividad equilibrada y el bienestar digital

La productividad equilibrada es trabajar y priorizar las cosas teniendo en cuenta el equilibro entre trabajo, ocio y tiempo de descanso. “Las personas queremos y necesitamos más tiempo de calidad. y eso implica agendas con tiempo para la exploración y el descanso”, destaca Rúa.

Para gestionar la productividad equilibrada hay que trabajar en tres pilares: la energía (física y mental), el foco y las prioridades.

Por su parte, el bienestar digital trata el hecho de conectarnos teniendo en cuenta el impacto de las tecnologías y las aplicaciones digitales en la salud mental, física, social y emocional de las personas, y requiere que reflexionemos sobre el sentido del dominio (quien domina a quién)  y de pertenencia (si nos sentimos más integrados o más aislados al usar estas herramientas).

Para gestionar el bienestar digital hay que trabajar en la sobrecarga de información, sobre la conectividad permanente y sobre la cantidad de cambios rápidos en la tecnología que tenemos que ser capaces de absorber. 

@marturua define así la productividad equilibrada:

“Trabajar y priorizar las cosas teniendo en cuenta el equilibrio entre el trabajo, el ocio y tiempo de descanso”. pic.twitter.com/NrTyXyryIh

— Fundación Gabo (@FundacionGabo) June 21, 2023

 

Ser protagonistas contra la reunionitis

“Las reuniones necesitan una estructura para llevar algo que nos haga avanzar. Las estructuras deben de perdurar porque después de nosotros vendrán otros. Hay que pensar las reuniones como una experiencia de responsabilidad compartida”, señala la especialista. Una reunión no es un espacio para perder el tiempo, para ir a figurar o para asistir por simple conveniencia, sino para experimentar una responsabilidad compartida con otros compañeros. Hay muchas maneras de poder avanzar en los proyectos que no necesitan ni requieren programar una reunión. 

¿Cómo se arma esa experiencia de responsabilidad compartida? Para Rúa, “no hay una reunión que salga bien que no se haya preparado previamente con anticipación. Esa previa debería ocupar el 70 por ciento de la reunión”

Por ello, hay que pensar, antes de tener la reunión, una serie de preguntas como: 

• ¿Esta reunión pudo ser un correo?

• ¿Puede ser más corta?

• ¿Puede ser una comunicación asincrónica?

• ¿Cuáles son las agendas de los demás? ¿En qué zona horaria están? ¿Qué esfuerzo deben hacer para asistir a la reunión?

• ¿Qué puedo adelantar de la agenda y qué materiales de lectura puedo entregar con anticipación? Esto se debe proveer con 24 horas de anticipación siempre que sea posible, para que los asistentes lleguen al encuentro a proponer, criticar y solucionar, y no a leer por primera vez.

• ¿Qué materiales y argumentaciones se deben preparar previamente? Es importante hacer preguntas previas que harán que la reunión sea mejor

• ¿Qué necesidades operativas se podrían tener?

• ¿A quién se invita? ¿Quién debe estar toda la reunión? ¿Quién debe estar en una parte?

La idea es que hay que ser protagonistas en la reunión. “Por regla general, somos buenos quejándonos, pero no tanto proponiendo nuevas maneras de reunirnos”, dice Rúa. Y si decidimos ir a la reunión, hay que definir nuestro rol, que puede ser activo o pasivo. “Tenemos que tener un rol activo. Hay que reclamarlo y generarlo. La reunión no debe de ser un lugar para espectadores”.

En cuanto al número de personas en un encuentro, Rúa destaca que si somos más de cinco o seis personas caemos en un sesgo que se llama ‘difusión de la responsabilidad’: “cuantas más personas hay en una reunión, menos responsables nos sentimos por opinar o por aportar algo valioso. Y termina siendo una pérdida de tiempo para todos”. Por el contrario, cuantos menos somos, más convocados nos sentimos a poder hacer aportes valiosos. 

En el durante de la reunión, el convocante, el dueño, tiene que mantener y darle ritmo a la agenda, y el resto tiene que ayudar a esa persona. El tiempo y la puntualidad es un síntoma de respeto, para empezar, para terminar y para cuidar el tiempo de las personas. Es importante también, en el durante de la reunión, “hacer un resumen final con pasos a seguir, y deadlines. Hay que definir claramente quién tiene que hacer tal cosa, para cuándo, y delimitar bien las responsabilidades”, sentencia Martina.

La especialista trató también la importancia de las pausas como parte del trabajo, “porque son necesarias y porque después de 10 minutos de descanso, un profesional tiene más foco, más atención, mejor humor y menos estrés para seguir con su tarea”.

Después de la reunión, se necesita plantear las conclusiones y los accionables, a través de un brief con responsabilidades delimitadas y con tiempos de entrega. Rúa afirma que todo lo que se pueda automatizar tiene que salir de nuestra agenda. 

Por último, puso sobre la mesa algunos tipos de reuniones que debemos de evitar profundamente:

• Las reuniones FOMO: o síndrome fear of missing out, de temor a perderse algo, de no dejar de aparecer por si no me tienen en cuenta.

• La de la urgencia egoísta: porque estamos irrumpiendo en la agenda de una persona que ya previamente había organizado su día

• La de ‘medición de compromiso’: a menudo hacemos reuniones para chequear que la gente siga avanzando. Este tipo de reunión no debe existir porque hay aplicaciones que ya sirven para hacer esto

• Amnesia de reunión: no se recuerda en lo que se quedó ni cómo se delimitaron las funciones y nos volvemos a reunir

• Ignorancia plural: aquellas en las que todas las personas de la reunión piensan, de manera común, cómo están perdiendo el día y el tiempo con ese encuentro

Para ello es importante que nosotros mismos seamos protagonistas contra la reunionitis. Y planteó Martina también la fórmula del 5, 4, 3, 2, 1. Cinco minutos antes de la reunión, dando una serie de pasos tales como: 

• Comprobar si existe agenda o descripción de la agenda, y en caso contrario, revisar las últimas comunicaciones para retomar desde ahí.

• Plantear qué queremos que ocurra en la reunión y anotarlo en dos o tres ideas.

• Comprobar igualmente que el enlace de conexión a la reunión funcione correctamente, tener preparado un vaso de agua, cuaderno para apuntes, etc.

• Fijarnos en quién asistirá y quién no, y si hay personas desconocidas, intentar saber algo de ellas a través de LinkedIn.

• Dejar a un lado el resto de preocupaciones pendientes y prepararnos para estar realmente atentos en la reunión.

 

El concepto de ‘netiqueta’

Se refiere a las reglas con las que quiero utilizar la tecnología en la redacción, las normas para comunicarse digitalmente con el equipo. Y esto hay que definirlo porque tiene que ver con la cultura de la empresa. Aquí también hay que plantear preguntas clave como: 

• ¿Cómo queremos usar esa tecnología en nuestro medio?

• ¿Usamos los teléfonos en las reuniones de sumario, reuniones diarias, etc.?

• ¿Estamos de acuerdo con el multitasking de pantallas cuando hacemos una videollamada?

• ¿Cómo logramos respetar los horarios de trabajo de todos si vivimos en diferentes zonas horarias?

• Cuando nos reunimos en persona o en línea ¿preferimos dejar nuestros teléfonos fuera o no?

• ¿Cómo y cuándo usamos Slack, WhatsApp, Telegram?

• ¿Cómo nos comunicamos fuera del horario de trabajo? ¿Programamos correos electrónicos?

 

Estrategia de comunicación con herramientas digitales

Rúa también ha compartido una serie de preguntas que nos pueden ayudar a definir el Plan de Comunicación ya que las redacciones híbridas requieren un fuerte compromiso con el buen uso de las plataformas.

• ¿Qué acuerdos deberíamos discutir con respecto a las comunicaciones digitales entre el equipo?

• ¿Qué problemas o temas se deben de resolver a través de la comunicación asíncrona?

• ¿Qué requiere comunicación sincrónica?

• ¿Qué reuniones en línea deberíamos tener, eliminar, acortar o hacer más estructuradas?

• ¿Cómo me comunico después del trabajo si es necesario?

De esta forma, comentó el uso de una pirámide de trabajo, que cada empresa debe de hacer suya. A modo de ejemplo: 

• Para lo urgente: llamar por teléfono o búscame en mi escritorio

• Importante pero puede esperar: un Whatsapp, chat, Slack, indicando el nivel de urgencia.

• Importante pero puede esperar al menos 24 horas: Slack, correo electrónico.

• Informativo en general: intranet, boletín, correo electrónico indicando no urgente

Rúa ha destacado la importancia de priorizar, pero a la vez, lo difícil que resulta. “Cada vez más celebramos a las personas enfocadas, y las personas enfocadas no viven en un modo enloquecido corriendo de aquí para allá, cual si estuviera trabajando mucho o con muchas ocupaciones. En ese modo enloquecido, todo es prioridad, todo es breaking news, y en el modo preparado estamos más enfocados y diseñamos nuestra agencia esperando los imponderables que, sí o sí, van a pasar siempre en la agenda. Por eso es importante dejar espacios en blanco para pensar, para el descanso. Porque siempre pueden pasar cosas que nos alteren la agenda”, señala. 

Hay que registrar también la ignorancia selectiva y definir a qué no le quiero prestar atención para que no me quite tiempo y enfoque. Y hay que conseguir que el teléfono trabaje para nosotros, y no nosotros para el teléfono. Midiendo la conexión diaria y las app que más usamos, apagando las notificaciones que se pueda, configurando límites de tiempo de visionado, escondiendo las aplicaciones de las redes sociales en la segunda pantalla o en carpetas, quitando el teléfono de tu vista si necesitas hacer foco, etc.

Y entre las ideas finales, destacó cómo tenemos que establecer momentos del día que sintamos como una ‘zona segura’ a la que podamos volver cada vez que sea necesario. “Una zona segura es un espacio al que vuelvo para regenerarme. Cuando las notificaciones son demasiadas, cuando siento un ‘burn out’, vuelvo a ese espacio. Hay que pensarlas, crearlas y cuidarlas”.

Para terminar, la panelista ha compartido a modo de decálogo un total de 10 ideas para crear una caja de herramientas para nuestro tiempo de calidad:

• Selecciona dónde quieres te enfocar y dónde no

• Clasifica tus prioridades personales y profesionales. Esto requiere renuncias. 

• Haz de tu teléfono un aliado, no un secuestrador de tu atención.

• Identifica qué te da FOMO y practica el JOMO (‘joy of missing out’, la alegría de perdernos ciertas cosas).

• Prueba una desintoxicación digital (desconexión temporal de los dispositivos) cada vez que te sientas demasiado conectado.

• Utiliza la pirámide de comunicación de herramientas digitales para evitar la sobrecarga.

• Trasládate durante el día estableciendo límites de tiempo y salta de un rol a otro.

• Ten descansos (sin tecnología si es posible) porque el descanso es parte del trabajo.

• Establece zonas seguras para recargarte.

• Todo esto solo funciona si se acuerda y negocia con otros.

 

El ciclo ‘Liderazgo innovador para medios nativos digitales’

La Fundación Gabo y Google News Initiative han puesto en marcha este ciclo de talleres de clases magistrales en el marco del programa RED ANTTENA, un espacio de aprendizaje de buenas prácticas, técnicas y herramientas claves para liderar equipos periodísticos con los retos y oportunidades que suponen los entornos digitales.

Las clases magistrales se han realizado de forma virtual todos los miércoles desde el pasado 24 de mayo hasta este 21 de junio, y han estado dirigidas a responsables de equipos periodísticos de medios nativos digitales de América Latina. 

El ciclo está dirigido por Gumersindo Lafuente, editor de la revista de elDiario.es, presidente de la Fundación por Causa y maestro de la Fundación Gabo.

Borja Echevarría sobre liderazgo, Selymar Colón sobre formatos periodísticos, Pablo Fernández sobre Inteligencia Artificial, María Sánchez sobre proyectos periodísticos, y esta última de Martina Rúa han sido las sesiones formativas del taller.

Sobre Martina Rúa

Es periodista y especialista en innovación y productividad, con 22 años de experiencia en la industria de la comunicación. Cursó el Posgrado de Periodismo Digital de la Universidad Pompeu Fabra y Google y la diplomatura en Inteligencia Emocional y liderazgo en la Universidad Siglo XXI. Imparte clases y cursos de innovación y manejo de tiempo en distintas universidades, escuelas y compañías globales en español y en inglés. Es columnista del diario La Nación de Argentina desde hace 12 años y co conductora en Radio Metro. Coautora de los libros La Fábrica de Tiempo (Conecta, 2018) y Cómo domar tus pantallas (Conecta, 2021), como también del podcast Cómo fabricar tiempo. Recibió el Premio Accenture de Periodismo de Innovación.